Hai deciso di voler inviare una newsletter ai tuoi clienti e/o utenti. E ti sei chiesto:

Perché non dovrei inviare le tue newsletter da Outlook?

Nonostante Outlook, Mail, Thunderbird e gli altri tool per la gestione della posta elettronica siano degli straordinari strumenti per lo scambio quotidiano di email, non sono adatti per l’invio di email e newsletter di tipo “bulk”, cioè massivo.

Per questa stessa ragione sono nate negli anni aziende ESP (“Email Service Provider”)  che offrono servizi newsletter professionali che garantiscono l’ottimale invio di campagne email massive.

Ecco le principali motivazioni per cui è sconsigliabile utilizzare il proprio client di posta per l’invio delle newsletter:

1. Le tue email sono esteticamente poco gradevoli

Le possibilità di personalizzazione grafica delle email concesse dai client di posta sono solitamente molto limitate e le newsletter risultano tendenzialmente molto scarne e poco attrattive. La maggior parte dei servizi newsletter professionali invece consente di creare delle email di design, in molti casi modificando o personalizzando template esistenti e messi gratuitamente a disposizione dell’utente. Tramite editor WYSIWYG (“what you see is what you get” ovvero “quello che vedi è quello che ottieni”) è possibile modificare i modelli grafici gratuiti e trasformarli nella propria newsletter ideale in breve tempo.

2. Hai difficoltà a inviare grossi quantitativi di email

I client di posta non sono in grado di supportare l’invio di ingenti quantitativi di email. Nascono infatti per gestire lo scambio di singole email personali, che vengono inviate e ricevute una ad una durante il corso della giornata. Chiunque abbia tentato di effettuare un invio di email massivo da Thunderbird o altri client di posta ha scoperto a proprie spese quanto frustrante e catastrofica possa essere questa attività. Il risultato in molti casi è infatti il blocco del software e del pc e il rallentamento della connessione internet per diverso tempo. I servizi professionali invece nascono proprio col proposito di gestire grossi quantitativi di email.

3. Le tue email finiscono nello SPAM

I provider di posta utilizzano protocolli diversi per gestire l’invio EMAIL. Fra questi esiste una macro-differenza fra gli invii cosiddetti BULK (massivi) e quelli invece singoli.

Anche considerando lo scenario migliore in cui si sia riuscito ad effettuare un invio massivo di email, i risultati dei tassi di consegna risulterebbero molto bassi. I provider di posta come ad esempio Gmail, Yahoo, Libero, Aol e Hotmail per citarne solo alcuni, infatti vedono con sospetto l’invio di grossi quantitativi di email effettuati senza l’avvallo di un apposito servizio newsletter professionale (ESP).

La conseguenza più probabile sarà che la grande maggioranza delle email verranno direttamente filtrate oppure cestinate nella cartella SPAM dei destinatari, azzerando l’efficacia delle proprie campagne email. Perché investire tempo e risorse in una comunicazione che nessuno leggerà mai?

4. Il tuo IP potrebbe essere “blacklistato”

L’utilizzo improprio dei client di posta potrebbe avere effetti molto più negativi rispetto al fatto che le proprie email finiscano in spam; c’è il forte rischio, infatti, che il proprio indirizzo IP sia bollato come SPAMMER e dunque venga inserito in blacklist.

Ripristinare la reputazione del proprio IP può essere davvero complicato.

5. Gestione rischiosa del database indirizzi

Devi inviare migliaia di email a tutti i tuoi clienti. Però, per ragioni di privacy, desideri che i tuoi destinatari non vengano a conoscenza degli indirizzi email degli altri contatti della tua rubrica Outlook. Semplice, pensi, basta utilizzare il CCN!

Il CCN è la “copia carbone nascosta”, ovvero la funzionalità offerta dai client di posta per inviare una copia dell’email a molti contatti ma senza che essi vengano a conoscenza degli altri destinatari. Sembra semplice ma non lo è affatto.

Può infatti capitare di dimenticarsi di inserire gli indirizzi nel campo CCN e di inviare dunque, in chiaro e pubblicamente a tutti, la lista completa degli indirizzi email ai quali è destinata la comunicazione.

Inoltre l’utilizzo del CCN comporta il fatto che non si potrà inserire alcun indirizzo nel campo “A:” perché risulterebbe visibile a chiunque. L’email perciò verrà ricevuta come apparentemente inviata a nessun destinatario, svelando in breve il trucco del CCN: sicuramente una pratica poco professionale. Con un servizio newsletter dedicato invece ogni tua email risulta essere spedita singolarmente.

6. Mancanza di link per la disiscrizione

I servizi newsletter professionali consentono di gestire facilmente e senza pensieri le disiscrizioni degli utenti. Prevedono infatti l’inserimento automatico di un link o bottone in ogni mailing che permette ai destinatari finali di scegliere in qualsiasi momento se continuare a ricevere la newsletter o meno. Non si tratta solo di adeguarsi alla normativa vigente sulla privacy ma anche di una delle più importanti “best practice” dell’email marketing.

Al contrario con i client di posta le disiscrizioni andrebbero gestite totalmente a mano con grande dispendio di tempo e risorse ed il costante rischio di incorrere in errori o dimenticanze.

7. Le tue email non sono responsive

Se decidi di inviare le tue email da Outlook e crei una newsletter composta da testo e immagini, puoi stare certo del fatto che chiunque legga la tua email su un dispositivo mobile come uno smartphone, vedrà qualcosa di molto diverso da quello che tu hai pensato di inviargli. Le email grafiche composte con client di posta difficilmente si adatteranno in maniera ottimale allo schermo del destinatario finale perché non sono studiate per essere responsive.  Con oltre 1,75 miliardi di smartphone nel mondo e l’utilizzo dell’email in mobilità in crescita a ritmi vertiginosi, pensi ancora che non faccia la differenza?

8. Mancanza di statistiche

I client di posta non forniscono alcun dato statistico legato all’invio delle email. In questo modo non è possibile poter analizzare a posteriori chi fra i tuoi utenti ha aperto o cliccato sui link della tua newsletter oppure quali argomenti suscitano maggior interesse nel tuo pubblico o ancora quale giorno della settimana è il migliore per effettuare i tuoi invii. I servizi newsletter professionali invece nascono anche per fornire statistiche dettagliate su aperture, bounce, clic su link o altri dati significativi.

9. Non puoi personalizzare le tue email

Una delle pratiche più comuni nell’email marketing prevede che le email siano il più possibile personalizzate. Inserire ad esempio il nome o cognome del destinatario è un gesto piccolo ma carico di implicazioni. Grazie ai moderni ESP è ora possibile farlo in maniera semplice, utilizzando dei campi dinamici che verranno sostituiti automaticamente dai sistemi di invio con i nomi e cognomi reali dei tuoi contatti. Inviando da client di posta non è possibile inserire alcun dato personale del destinatariose non componendo manualmente le email.

10. Non puoi programmare le tue newsletter

Supponiamo che tu gestisca una newsletter che deve essere inviata di domenica sera perché fornisce informazioni sui risultati del campionato di calcio locale.
Se invii le tue email da Mail o Thunderbird, dovrai fisicamente collegarti al tuo PC per effettuare l’invio all’ora stabilita. Ogni singola domenica. Un servizio newsletter professionale invece ti dà la possibilità di lavorare alla tua newsletter quando preferisci e, una volta ultimata, di programmarne l’invio in una certa data ed ora. Così la domenica potrai dedicarti alle tue passioni senza pensieri!

Invii ancora le tue newsletter tramite Outlook o altri client di posta elettronica? Potresti voler riconsiderare questa decisione.

Certo. L’invio di email da client di posta sembrerebbe economico. Perché dovrei pagare per un servizio che posso arrangiarmi a fare da solo?

Sembrerebbe, appunto, ma non lo è.

Se si sommano infatti

• i costi in termini di tempo e risorse impiegate (per comporre l’email, per gestire le disiscrizioni, per effettuare gli invii nel momento desiderato, etc senza contare possibili investimenti per ripristinare indirizzi IP bloccati)
• i mancati introiti (dovuti al fatto che le email non vengono consegnate oppure non vengono lette correttamente sugli smartphone o ancora non ottengo il successo sperato semplicemente perché bruttine)

forse i conti cominciano a non tornare più e l’ipotesi di affidarsi ad un servizio newsletter professionale comincia ad acquistare credibilità.